Ein AI-Agent ist eine Kombination aus Large Language Model (LLM) und klar definierten Regeln, Rollen und Tools, die zusammen einen bestimmten Prozess übernehmen – in diesem Fall Zimmerreservierungen. Der Agent führt eine natürliche Konversation mit Gästen, interpretiert deren Angaben (Datum, Personenzahl, Zimmerkategorie etc.), greift strukturiert auf Systeme wie das PMS zu und führt konkrete Aktionen aus, z. B. eine Reservierung anlegen oder eine Bestätigungs-E-Mail versenden.

Der Reservierungsagent greift nicht direkt im PMS-Frontend zu, sondern über die API-Schnittstelle des Systems. Über definierte HTTP-Requests holt er sich alle Informationen, die er für eine Buchung braucht: Zimmerkategorien und Beschreibungen, Verfügbarkeiten für bestimmte Daten, die passenden Raten (z. B. Best Available Rate) sowie vorhandene Gastprofile, die in der Regel über die E-Mail-Adresse eindeutig erkannt werden. Die nötigen Parameter – etwa Anreise- und Abreisedatum, Anzahl der Personen, gewünschte Zimmerkategorie, Name und E-Mail – entstehen komplett aus der Unterhaltung mit dem Gast im Chat und werden strukturiert an das PMS übergeben, wenn der Agent eine Reservierung anlegt.

n8n fungiert in diesem Setup als Schaltzentrale für den gesamten AI-Agent-Workflow. Hier werden die einzelnen Schritte in Form von Nodes abgebildet – von der Anbindung des LLMs über die verschiedenen API-Calls an das PMS (zum Beispiel Get Pricing, Get Availability, Add Profile, Add Reservation) bis hin zum Versand der Reservierungsbestätigung über Outlook. In n8n liegen auch Themen wie System-Prompt, Rollenbeschreibung und Memory-Funktionen, sodass klar geregelt ist, wie der Agent Entscheidungen trifft und welche externen Systeme er in welcher Reihenfolge ansteuert. Damit verbindet n8n die „Intelligenz“ des Sprachmodells mit der operativen Systemlandschaft im Hintergrund.

Das Verhalten des Agents wird über ein Kombination aus System-Prompt, Rollenbeschreibung und technischen Einschränkungen gesteuert. Im Prompt wird festgelegt, dass er als professioneller Reservierungsagent agiert, nur über Zimmerreservierungen sprechen und ausschließlich bestimmte Tools (z. B. PMS-Endpunkte, E-Mail-Versand) verwenden darf. Über Memory-Module erhält er Zugriff auf den bisherigen Chatverlauf, um Zusammenhänge zu verstehen, ohne sensible Logik im Prompt zu wiederholen. Technisch bleibt der Zugang zu Systemen wie dem PMS auf definierte Endpunkte beschränkt.