In der aktuellen Folge des Hospitality PeppTalk dreht sich alles um ein Thema, das in vielen Hotelbetrieben noch immer ein unterschätzter Umsatzhebel ist: das Management von Gruppenanfragen im MICE-Geschäft. Mit Brancheninsidern Felix Kraemer (Co-Founder von JF-Hospitality und QuoteRing) sowie Christian Graf von Kanitz Kopsch (CPO von hivr.ai) spricht Gastgeber Chris Peppers über manuelle Schwachstellen, digitale Lösungsansätze und den klaren Wettbewerbsvorteil schneller, datengetriebener Prozesse.

Warum Gruppenanfragen heute noch oft scheitern

Obwohl das Gruppen- und MICE-Geschäft hohe Umsatzpotenziale birgt, werden bis zu 75 % der eingehenden Anfragen nicht konvertiert. Warum? Die Ursachen liegen in manuellen Abläufen, fehlender Priorisierung und einer lückenhaften Datenerfassung:

• Anfragen erreichen Hotels meist per E-Mail und werden ohne Standardisierung individuell bearbeitet.
• Die Verantwortung für die Qualifizierung wird oft weitergeschoben – etwa vom Convention Sales zum Revenue Management.
• Ein Großteil der Zeit entfällt auf manuelle Blockeingaben im PMS – und zwar selbst dann, wenn eine Anfrage abgelehnt wird.
• Fehlt die systematische Erfassung auch dieser Absagen, ist keine fundierte Nachfrageanalyse möglich.
• Lange Reaktionszeiten führen zu verpassten Buchungen, vor allem bei kurzfristigen Leads.

„Wenn ich es morgen mache, kann ich die E-Mail auch gleich löschen.“ – Felix Kremer bringt auf den Punkt, warum viele Anfragen nicht bearbeitet werden: Die Überlastung durch zu viele manuelle Prozesse führt zur Priorisierung durch Zufall.

Gruppenanfragen automatisieren: Potenziale & Hebel

Die Folge zeigt deutlich: Automatisierung ist kein „Nice to have“, sondern Business-relevant. Tools wie hivr.ai und QuoteRing setzen an zentralen Stellen des Anfrageprozesses an, um Hotels effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen.

Das sind die wichtige Optimierungsansätze:

• Lead-Qualifizierung automatisieren: Durch regelbasierte Systeme kann sofort erkannt werden, ob eine Anfrage grundsätzlich passend ist – und falls nicht, automatisiert abgesagt werden.
• Angebotserstellung beschleunigen: Dynamische Templates, Vorlagen und KI-unterstützte Kalkulationen reduzieren die manuelle Arbeit erheblich.
• Datenstruktur verbessern: Auch nicht konvertierte Leads sollten dokumentiert werden, um historische Anfragedaten für künftige Verkaufschancen nutzen zu können.
• Priorisierung durch Daten: Anfragen sollten nicht nach Eingang, sondern nach Opportunity-Wert priorisiert werden – etwa basierend auf Leadquelle, Zeitraum oder Volumen.
• Systemintegration als Gamechanger: Nur wer Anfrageportale, PMS und Revenue Tools verzahnt, kann den gesamten Prozess sinnvoll automatisieren.

Business Case einer Hotelkette

Felix Kraemer schildert ein Beispiel aus der Praxis: Eine Kette verarbeitet rund 50.000 Gruppenanfragen im Jahr, davon übernimmt jeder Mitarbeitende etwa 12 Anfragen täglich. Bei durchschnittlich 30 Minuten Bearbeitungszeit pro Anfrage könnte eine Zeiteinsparung von nur 10 Minuten pro Vorgang fast 50 % mehr Kapazität freisetzen – entweder für zusätzliche Anfragen oder zur Entlastung des Teams. Der Effekt auf die Umsatzbasis ist enorm.

Warum jetzt handeln?

Die Folge zeigt: Viele Hoteliers wissen um die Schwächen im Anfragemanagement, doch es fehlt an klaren Verantwortlichkeiten, technischer Orientierung oder schlicht am Mut zur Veränderung. Die Experten plädieren deshalb für mehr Aufklärung – und dafür, das Thema Distribution nicht länger nur im Individualbereich zu denken. Denn: Gruppenanfragen sind Distribution. Und wer hier schneller, smarter und datengetriebener arbeitet, gewinnt.
 

Jetzt reinhören & ansehen

Hört die komplette Episode auf Spotify
und wenn ihr lieber zuschauen wollt: hier geht’s zur Folge auf YouTube