Personalmanagement neu gedacht: Wie Software den Hotelalltag verändert
In Folge 11 des Hospitality PeppTalk spricht Chris Peppers mit Birgit Wolfsberger über ein Thema, das in vielen Hotels noch unterschätzt wird: Personalmanagement Software. Während Buchungs- und Revenue-Systeme längst Standard sind, laufen Dienstpläne oft noch über Excel-Listen oder Whiteboards – mit Folgen für Effizienz und Teamzufriedenheit.
Birgit bringt ihre Erfahrung aus der Hotellerie mit und erklärt, wie digitale Lösungen Mitarbeiter entlasten. „Am Ende geht es darum, weniger Zeit mit Administration zu verschwenden und mehr Zeit für Gäste und Mitarbeiterinnen zu haben“, betont sie im Gespräch.
„Am Ende geht es darum, weniger Zeit mit Administration zu verschwenden und mehr Zeit für Gäste und Mitarbeiterinnen zu haben" – Birgit Wolfsberger
Mehr Klarheit, weniger Aufwand
Softwarelösungen verbinden Dienstplanung, Forecasting und Zeiterfassung. Jede Planänderung wird sofort sichtbar, Überstunden und Zuschläge korrekt erfasst. Manager können schneller reagieren, wenn sich die Nachfrage ändert. Auch Mitarbeitende profitieren, weil ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen berücksichtigt werden.
Ein Praxisbeispiel: Ein Luxushotel reduzierte die Zeit für die wöchentliche Dienstplanerstellung um 60 Prozent und senkte die Personalkosten um mehrere tausend Euro monatlich – ohne Einbußen beim Service.
Flexibilität für Mitarbeitende
Statt starrer Vorgaben können Mitarbeitende Schichten per App tauschen oder ihre Verfügbarkeiten direkt eintragen. Chris erinnert sich: „Früher musste man mehrere Leute anrufen, wenn man spontan eine Schicht abgeben wollte – heute erledigt das eine App mit Push-Benachrichtigung.“
Diese Form der Selbstbestimmung steigert die Motivation und macht den Job attraktiver, gerade für die jüngere Generation.
Veränderung begleiten
Neue Systeme stoßen zunächst oft auf Skepsis, etwa beim Thema Geofencing. Doch hier geht es nicht um Kontrolle, sondern um faire, gesetzeskonforme Zeiterfassung. Wichtig ist, Mitarbeitende mitzunehmen und den Mehrwert klar zu kommunizieren.
Die Vorteile auf einen Blick
- Transparente, nachvollziehbare Dienstpläne
- Flexible Schichtgestaltung durch App
- Weniger Verwaltungsaufwand und Kosten
- Faire Zeiterfassung
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Fazit
Personalmanagement-Software ist mehr als ein Kostentool. Sie schafft Entlastung, Fairness und Motivation im Hotelalltag – und stärkt damit auch das Gästeerlebnis. Denn nur zufriedene Mitarbeitende liefern den Service, der Hotels auszeichnet.
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