Little BIG hotels ist eine junge Hotelgruppe mit einem klaren Ziel: ein Netzwerk smarter, digital geführter Hotels in ganz Europa aufzubauen – dabei stylish, effizient und trotzdem zutiefst menschlich. Der Mix aus Self-Service-Technologie, klarem Brand-Auftritt und einem hohen Anspruch an Design und Kommunikation macht die Marke zu einem der spannendsten Hospitality-Konzepte im Upper Midscale-Segment.

Doch wie lässt sich ein solches Konzept skalieren – über Standorte, Sprachen und Menschen hinweg – ohne dabei an Qualität, Tempo oder Identität zu verlieren?

Genau hier kam JF-Hospitality ins Spiel.

Als wir das Team von little BIG hotels bei einem intensiven Kick-off im Berliner Headquarter kennenlernten, war schnell klar: Hier arbeitet ein kreatives, strukturiertes Team mit klaren Prozessen, einem wachen Blick für Markenführung – und dem Anspruch, Dinge nicht nur schnell, sondern auch richtig zu machen.

Frühere Übernahmen neuer Standorte waren mit Unsicherheiten und Reibungsverlusten verbunden gewesen – insbesondere im Bereich Technik, Tool-Integration und operativer Übergabe. Um genau hier professionelle Entlastung zu schaffen, wurden wir als Partner für ein umfassendes System-Onboarding eingebunden.

Statt sofort in technische Setups zu springen, starteten wir mit dem, was oft unterschätzt wird: Verstehen. In enger Abstimmung mit dem Projektteam rund um Yvette Freye (IT-Systemadministratorin) und Hilda Weit (Senior Manager Corporate Development) machten wir uns innerhalb weniger Wochen mit Prozessen, Standards und Anforderungen vertraut.

Gemeinsam mit little BIG hotels arbeiteten wir entlang eines klaren Projektplans, in dem Aufgaben, Deadlines und technischer Scope definiert waren. Unsere Rolle: operative

Umsetzung, technische Konfiguration – aber auch Sparring, Kommunikation und vorausschauendes Mitdenken.

Der technische Rollout erfolgte in mehreren Etappen über einen Zeitraum von knapp zwei Monaten. Während little BIG hotels den Gesamtprozess steuerte, übernahmen wir Aufgabenpakete in den Bereichen:

- Apaleo-Konfiguration: Einrichtung von Stammdaten, Nutzerrechten und Zusatzleistungen – jeweils markenkonform und operationalisiert

- Straiv-Einbindung: Fokus auf die digitale Guest Journey – von der Pre-Arrival-Kommunikation bis zum Check-in-Prozess

- Zahlungsanbieter: Einrichtung und Testung der Zahlungsabwicklung im Zusammenspiel mit dem PMS

- Systemtests & Übergabevorbereitung: Überprüfung von Netzwerken, Geräten, Schnittstellen

Eine besondere Herausforderung war die Einspielung bestehender Reservierungen: Aufgrund eines externen Anbieters und der vorherigen Ratenstruktur lief nicht alles reibungslos. In enger Abstimmung mit dem LBH-Team fanden wir jedoch eine tragfähige Lösung, um die Buchungen erfolgreich zu übertragen. Für künftige Projekte konnten wir daraus wertvolle Learnings ableiten – insbesondere, wie sich solche Herausforderungen frühzeitig erkennen und vermeiden lassen.

Die technologische Infrastruktur von little BIG hotels ist modular aufgebaut. Unsere Aufgabe war es, die bestehenden Systeme nicht neu zu erfinden, sondern sie im konkreten Kontext des neuen Standorts richtig einzubetten.

Im Zentrum standen:

- Apaleo als zentrales PMS – angepasst an Markenlogik, Zusatzleistungen und Nutzerrollen

- Straiv als digitale Schnittstelle entlang der Guest Journey – vom Check-in bis zur Kommunikation vor Ort

- Zahlungsanbieter, angebunden und getestet auf Go-Live-Tauglichkeit

- BookBoost wurde im Rahmen der Schulungen vorgestellt, jedoch nicht von uns konfiguriert

Die Integration erfolgte Hand in Hand mit dem Team von little BIG hotels – pragmatisch, lösungsorientiert und in direkter Kommunikation.

Besonderes Augenmerk lag auf der Einführung des bestehenden Teams in die neuen Systeme. Statt Frontalunterricht setzten wir auf:

- Gruppenschulungen vor Ort mit praxisnahen Übungen

- Arbeiten in Demo-Systemen zur direkten Anwendung

- Checklisten und Leitfäden, um auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten

- Antworten auf individuelle Fragen – geduldig, ruhig, auch mehrfach

Jessica Wellhöfer (Head of Front Office und Social Media) erinnert sich:

„Auch die Schulung an sich – alles wurde ruhig erklärt, sehr geduldig. Fragen wurden auch im Nachhinein nochmal beantwortet. Das hat einfach sehr gut harmoniert.“

Gerade dieser zwischenmenschliche Aspekt war entscheidend für den Projekterfolg: ein respektvoller, klarer Umgang – auf Augenhöhe.

Der Livegang verlief reibungslos – technisch, operativ und menschlich. Systeme waren bereit, das Team vorbereitet, offene Fragen geklärt. Die Zusammenarbeit basierte auf Vertrauen und Klarheit – mit dem Ziel, die Expansion von little BIG hotels nicht nur zu begleiten, sondern aktiv zu erleichtern.

„Es war super wichtig, dass es auch menschlich passt“, so Hilda Weit. „Dass man weiß, da sind Leute, die können wirklich unser verlängerter Teamarm sein.“

Yvette Freye ergänzte:

„Die Zusammenarbeit mit Friederike fand ich mega – sie hat viele Dinge direkt weitergedacht, verändert, vereinfacht. Das war richtig stark.“

Auch aus dem restlichen Team kam durchweg positives Feedback: Die Zusammenarbeit war geprägt von hoher Eigeninitiative, fachlichem Know-how und einem klaren Kommunikationsstil. Besonders hervorgehoben wurde, wie schnell Verantwortung übernommen und sich aktiv eingebracht wurde – eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die Wirkung zeigte.

Die Zusammenarbeit mit little BIG hotels zeigt: Skalierung braucht Struktur, Systemverständnis – und echte Kommunikation. Mit JF-Hospitality konnte die bestehende Systemarchitektur effizient an neue Standorte adaptiert und operative Prozesse so gestaltet werden, dass sie sich wiederholen lassen.

Das Setup funktioniert – nicht nur technisch, sondern auch menschlich. Wiederholbar. Verständlich. Und vor allem: nachhaltig.

Wir glauben daran, dass technische Exzellenz nur dann relevant ist, wenn sie mit echter Aufmerksamkeit, Klarheit und Geduld kombiniert wird. Wir denken mit, schulen auf Augenhöhe und übernehmen Verantwortung.

Nicht nur als externe Dienstleister – sondern als Partner, die bleiben