In der zweiten Folge der Doppelausgabe des Hospitality PeppTalk dreht sich alles um ein zentrales Thema im Gruppen- und MICE-Geschäft: Handling Time. Gemeinsam mit Christian Graf von Kanitz Kopsch (hivr.ai) und Felix Kraemer (JF-Hospitality & QuoteRing) beleuchtet Gastgeber Chris Peppers, wie Technologie die Bearbeitungszeit drastisch senken kann – und welche Auswirkungen das auf Conversion Rates und Umsatz hat.

Handling Time als Conversion-Booster im MICE-Geschäft

„Handling Time“ - gemeint ist damit die Zeitspanne zwischen Anfrageeingang und Angebotsabgabe. Schnell wird deutlich: Wer schneller antwortet, gewinnt. Christian bringt es auf den Punkt:
 

„Je schneller das Angebot beim Kunden ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit auf den Sale."

Daten aus dem Markt bestätigen das: Hotels, die als erste oder zweite antworten, erzielen eine Conversion von 20–25 %. Spätere Antworten hingegen verlieren stark an Wirksamkeit.

Effizienzgewinne durch zentrale Datenintegration

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die zentrale Bündelung aller eingehenden Anfragen. Über Tools wie hivr.ai werden Daten aus Portalen wie MICE Portal, Meetingselect oder Cvent in einem einzigen Interface gesammelt. Das vermeidet doppelte Arbeit, reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden und strukturiert den Anfragefluss. Auch die interne Kommunikation zwischen Convention Sales und Revenue Management wird durch transparente Prozesse optimiert.

Warum die Reduktion der Handling Time nicht alles ist

Zwar ist Schnelligkeit essenziell, doch sie ist nicht der einzige Hebel. Weitere Erfolgsfaktoren:

• Visuell ansprechende und intuitiv bedienbare Angebote steigern die User Experience.
• Preisgestaltung bleibt sekundär – solange der Preis im Rahmen liegt und die Präsentation überzeugt.
• Self-Service-Elemente wie individualisierbare Landingpages fördern Autonomie beim Kunden.
• Automatisierte Kommunikation, z. B. durch Chatbots oder KI-Agenten, reduziert Rückfragen und entlastet das Team.
• Zentrale Datenerfassung ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis messbarer Conversion Rates.

Ein besonders aufschlussreicher Vergleich stammt von Felix Kraemer: Während eines Onboardings mit einem Hotelunternehmen wurde deutlich, dass die Conversion Rate dort bei unter 10 % lag. Im Gegensatz dazu erreicht ein benachbartes Hotel bei vergleichbaren Anfragen rund 25 % Conversion – allein durch schnellere Reaktionszeiten. Die Konsequenz: Das weniger effiziente Hotel muss Geschäft teuer über Buchungsportale nachkaufen, um seine Auslastung zu halten. Das verdeutlicht eindrücklich das wirtschaftliche Potenzial effizienterer Prozesse – noch bevor überhaupt eine technische Lösung wie QuoteRing aktiv im Einsatz ist.

Wohin geht die Reise? Trends und Ausblick

Beide Gäste sind sich einig: Die Branche steht vor einem fundamentalen Wandel. Mehr Automatisierung, bessere Systemlandschaften, Cloud-Lösungen mit Echtzeitdaten und nahtlose Schnittstellen sind die Basis. Dabei geht es nicht um die vollständige Automatisierung von Großevents, sondern um die Effizienzsteigerung bei standardisierbaren Anfragen.
Felix bringt es auf den Punkt: Nur wer eine moderne Infrastruktur schafft, kann mit KI-gestützten Prozessen arbeiten, ohne dabei Qualität oder Kundenzufriedenheit zu riskieren.
 

Jetzt reinhören & ansehen

Hört die komplette Episode auf Spotify
und wenn ihr lieber zuschauen wollt: hier geht’s zur Folge auf YouTube