Warum dein nächstes 3rd-Party Dashboard nichts bringt und was stattdessen wirkt

Das ist ein Herzensthema und möchte gerne einen Impuls setzen. Last mich gerne wissen, ob Du mit mir übereinstimmt oder das Thema anders siehst.

Viele Teams rufen reflexartig: „Das neue Tool hat auch ein super Dashboard." Klingt naheliegend, hilft aber selten. Das eigentliche Problem liegt davor. Die Daten kommen nicht zuverlässig, nicht rechtzeitig oder nicht eindeutig an. Erst wenn diese Grundlagen stimmen, lohnt sich Visualisierung. Nennen wir es „Daten-Orchestrierung". Das ist der Dirigent, der aus vielen Systemen einen gemeinsamen, sauberen Datenfluss macht.

Stellen wir uns ein Orchester vor. Jedes System ist ein Instrument: PMS, RMS, Buchungsstrecken, Channel-Manager, Kasse, Payment, Gastekommunikation, Housekeeping. Orchestrierung regelt wer, wann, was liefert - mit klaren Regeln. Das Ergebnis ist ein verlässlicher Datenfluss statt vieler Einzeltöne. Quasi die Musik!

Praktisch heißt das:

1. Daten fließen automatisch, nicht zum Beispiel per E-Mail-Anhang oder manuell.
2. Begriffe und Formate sind einheitlich (eine Definition je Kennzahl).
3. Es gibt einen Rhythmus (stündlich/täglich) und entsprechende Verantwortliche (wer
   pruft, wer behebt?).

Die Überwachung meldet Fehler sofort und nicht erst der Controller beim
Monatsabschluss.

Hotel-IT ist oft historisch gewachsen. Viele spezialisierte Tools bedeuten viele Daten-Inseln und oft werden Tools eingekauft auf Basis von persönlichen Präferenzen.

Typische Folgen:

1. Drei Tools, drei Werte für dieselbe Kennzahl
2. Entscheider warten auf Reporting
3. Viel Zeit für „Zahlen geradeziehen"
4. Prozesse hangen an Einzelpersonen

Wenn dir das bekannt vorkommt, ist ein neues Dashboard meist nur Optik aber keine langfristige und effiziente Lösung.

1. Tempo: Daten sind rechtzeitig da, automatisiert und ohne Datei-Ping-Pong.
2. Vertrauen: Eine Wahrheit und Korrekturen wirken an einer Stelle überall.
3. Fokus: Teams können entscheiden, statt zu „Datenpflege" gezwungen zu sein.

Sobald die Flüsse stabil sind, fühlt sich das bestehende 1st-Party Dashboard (QlikSense, PowerBI, Tableau etc.) plötzlich „neu" an. Das liegt einfach daran, weil die Basis stimmt.

1) E-Mail-Anhänge abschaffen

• OTB-Reporte, Rate-Shopping, PDF-Reporting, Datenaustausch mit 3rd-Party Software, Zahlungen und Bewertungen werden automatisch eingesammelt, geprüft und abgelegt.
• Standardprüfungen (vollständige Felder, richtige Formate, Verknüpfungen) laufen jedes Mal.
• Ergebnis: weniger Fehler, keine Wartezeit, gleiche Struktur.

2) Revenue-Infos zusammenführen

• Pickup, Marktentwicklung, Events, Reaktionen auf Preise sind heute oft verteilt.
• Orchestrierung bringt alles vor der Analyse an einen Ort, sauber abgestempelt (Zeit, Quelle).
• Du siehst in einem Fluss, was wirklich passiert, und reagierst früher.

3) Zahlungsdaten sinnvoll nutzen

Mehr als nur ist bezahlt oder nicht. Fehlversuche oder Erstattungen im Kontext des Aufenthalts. Das senkt Klärfälle, verbessert Planungen und die Gästekommunikation.

Klingt aufwendig... Ja, aber man musst nicht groß starten.

Erfolgreich wird das Projekt, wenn wir klein anfangen und es verlässlich betreiben. Wähle 3-5 wichtigste Datenflüsse. Ziel ist nicht Perfektion, sondern Stabilität! Lieber startet man mit wenigen Flüssen, die täglich laufen, als viele halbfertige.

1. Fragen klären: Welche Entscheidungen treffen wir häufig? Beispiel: „Wie entwickelt sich der Pickup pro Segment im nächsten Monat?" oder "Welche Informationen erwartet die Geschäftsführung jeden Monat aufs Neue?"
2. Begriffe definieren: Mini-Glossar („Buchung", „Storno", „Rateplan", „Zahlung") - je
   Begriff zwei Satze.
3. Kernflüsse wahlen: z. B. OTB-Daten, neue Gruppenbuchungen, Buchhaltungsexport.
   Für jeden: Quelle, Takt, Ziel.
4. Automatisieren & überwachen: Abholen, prüfen, ablegen erfolgt ohne Menschen.
   Monitoring fragt täglich: Ist alles da?
5. Sauber ablegen: Rohdaten getrennt von aufbereiteten Daten. Dies erleichtert die Rückverfolgung und potenzielle Anderungen.
6. Und erst dann visualisieren: Mit stabilen Flüssen baut sich das Dashboard viel besser und bleibt update-freundlich.

Sie können generell bleiben, nur ihre Rolle ändert sich. Dashboards zeigen Ergebnisse, sie erzeugen aber keine sauberen Daten. Das übernimmt die Orchestrierung. Das bedeutet, kein Tool-Austausch um des Austauschs willen, sondern eine verlässliche Mitte zwischen Datenquellen und Visualisierung.

Du musst das nicht im Detail können. Wichtig ist, dass es jemand kann und dass die Abläufe dokumentiert sind.

Unsere Gäste erwarten reibungslose Erlebnisse und die Märkte bewegen sich schnell. Von der Technologie ganz zu schweigen. Wer seine Datenflüsse beherrscht, entscheidet früher, handelt konsequenter und testet neue Ideen schneller. Das ist kein IT-Luxus, sondern Wettbewerbsvorteil.

Wenn du morgen ein Tool weniger hättest, deine Datenflüsse aber doppelt so zuverlässig wären - wo würdest du es zuerst merken?